スポンサーサイト

  • 2016.09.11 Sunday

一定期間更新がないため広告を表示しています

  • 0
    • -
    • -
    • -

    Outlookでの代理権限について

    • 2016.07.07 Thursday
    • 13:49

    JUGEMテーマ:パソコン

     

    Outlookに限らず、Notesなどの高性能メーラーには代理権限という設定があります。 

    代理権限とは一般的な使用方法としては、秘書の方が上司の人のメールを参照したり、本人の代わりにメールに返信したり、予定表のチェックや更新を行う際に使用する設定になります。 

     

    Outlookの機能を使いこなすことは非常に大事です。 

    ビジネスと密接に結びついているOutlookは、世界中のMSのプレミア顧客の意見によって進化してきました。 

    日本のビジネスの生産性は先進国の中で一番最低という調査結果がありますが、世界で稼ぎまくっているマイクロソフトの顧客と同じように仕事をすれば効率アップは間違いありません!! 

     

    さて、Outlookでの代理人設定ですが、やり方が2種類あります。 

     

    代理してもらう人間のOutlookから代理人設定を送信して、代理する人間のOutlookにてメールボックスの共有を行う方法です。 

    同じことはExchangeサーバー側からもできますが、実は代理人設定はかなり多数のプロパティを変更する必要があり、一つでも欠けている場合は不具合が起こる可能性があります。 

    Outlookから行えば、このような設定のミスが避けることができるので、可能な限りOutlookから設定を行うべきです。 

     

    また、もう一つの設定方法としてはフルコントロール権をユーザーに付与するやり方です。 

     

    これは通常Exchangeサーバーにて設定をします。 

     

    フルコントロールが付与されると、自動的にOutlookの左側ペインに対象のユーザーのメールボックスが表示されるようになります。 

    最初の方法は、メールボックスの共有を行わないといけませんので、フルコントロールのほうが簡単ですね! 

     

    しかしいくつか問題もあります。 

    フルコントロールで自動的にマッピングされた対象のメールボックスは、自身のメールボックスと同様の扱いになります。 

    たとえば、受信メールに対して仕分けルールを設定している場合に、共有したメールボックスは自分のメールボックスではありませんので、仕分けルールが適用されません。 

    また、自動的に古いメールを削除する設定もOutlookではありますが、これも共有したメールボックスの場合には適応外になります。 

     

    一方で、フルコントロールで自動的にマッピングされたメールボックスは自分のメールボックスとして扱いますので、仕分けルール等も全く同じ条件で適用される動作になります。 

     

    どちらが良いのか・・というと、通常の使い方であればメールボックスを共有するのが一番安全です。 

    その設定はOutlookから行うことが安全ですので、管理者がExchangeにて行うのは避けたほうがよいでしょう。 

     

    すでにほとんどいないと思いますが、ExchangeServer2007 を使用している場合、予定表の参照に関して Free Busy というプロパティが付与されないというバグがありました。 

    Fixも公表されていますが、ExchangeServer2007を使用している場合は、MSのサイトを見てから作業をしてくださいね! 

    パソコンに届く迷惑メールを止める方法

    • 2015.05.19 Tuesday
    • 15:19
    JUGEMテーマ:パソコン
    世の中の通信トラフィックのほとんどが迷惑メールなどの不正によって発生しているといわれております。
    そのため、Outlook や Live メールなどに大量の迷惑メールが届き困っている人は多いと思います。

    世の中で迷惑メールといわれるものは何種類かあります。

    1、 過去に登録したメルマガなどが永遠に送られてきている。
    2、 楽天ショップなどで商品の購入をした後に、メールが大量に送付されるようになる。
    3、 全く身に覚えのない迷惑メール。

    受信する迷惑メールを止める場合は、2段階で防ぐことが可能です。

    まず、メルマガやお店から届くメールについては、メールの末文のあたりに「配信停止」についての記述があります。
    この後、フィルターを使用した迷惑メールのブロックをご紹介しますが、まずはそもそも送信されないようにするということが一番大事です。
    そのため、コツコツとおこなう必要はありますがまずは「配信停止」を行うように心がけてください。

    なお、楽天ショップ等から大量に届くメールについては、購入時に「配信メールを希望する」などにチェックを入れたまま購入したため自動的にメールが登録されてしまっています。
    購入時に、支払い画面の最後に「配信メールを希望する」という項目が出てきていますのでこちらのチェックを外すことで今後新たなメール配信がされないようになります。

    次に、メールソフトに行うブラックリストの設定についてです。
    3、に挙げた身に覚えのない迷惑メールについては文末に配信停止などの項目が無かったり、むしろそのアドレスをクリックすることでフィッシング詐欺などの被害にあう可能性があります。

    そのため、身に覚えのないメールについてメールソフトのブラックリストに設定することで受信を拒否するようにします。

    やり方は、まずは受信トレイに届いた迷惑メールの上で右クリックします。
    その後、「迷惑メール」 - 「受信拒否リスト」を選択します。

    これで自動的にブラックリストへと追加されていますので、おなじアドレスからは届かないようになります。

    なお、Live メールではブラックリストへの追加時に、「このアドレスを拒否リストに登録する」と「このドメインを拒否リストに登録する」が選択することが可能です。

    アドレスは、サーバーの管理者であれば無限に作り出すことが可能ですが、ドメインは取得にお金がかかることから迷惑メールを送付するような会社でもいくつもは持っていません。
    全く身に覚えのないアドレスからの迷惑メールであるならば、ドメインを拒否リストに登録するのが効果的です!

    試してみて下さいね!
     

    HTML文章を送付した場合に、相手にはずれて表示されてしまう場合の対処方法

    • 2015.04.24 Friday
    • 09:12
    JUGEMテーマ:パソコン
    HTMLはWEBやOffice製品など複雑な文章によくつかわれます。

    メールでは基本的に、テキスト形式で送付するのが一般的なのですが、複雑な内容を伝えるためにあえてHTML形式のメールにて送信することもあります。
    そんな場合によく発生するのが、挿入した図などがずれて表示されてしまう事です。

    これは、HTMLの解釈はアプリケーションによって多少の差異があることで発生しており、メールソフトとしてよくつかわれている Outlook とサンダーバード、NotesそれぞれでもHTMLの解釈が違うため発生します。

    また、同じOutlookでも 2010 と 2013 でも多少の差異があるため現象が発生することがあります。

    根本的な解決方法としては、アプリケーションの開発元がバグとして認識してもらって修正を待つしかありませんが、
    修正がされない場合も多いので、個人個人が対処するしか結局は解決方法がないものとなります。

    まず、図などを複雑に挿入した文章を作成する場合には、「グループ化」することで防ぐことが出来ます。
    グループ化はいくつかの図を一つの画像ファイルとして認識させる方法になります。
    文中に矢印や画像を挿入した場合、その文章には挿入した分だけHTML形式の記述が挿入されます。
    その時、解釈の方法によって図がずれてしまうので、上記のように一つの画像ファイルとして認識させることで構造が単純化し、
    アプリケーション間での差異を限りなく埋めることが可能となります。

    次に、Wordでいう段組みのような構造の文書がずれる場合の対処方法です。
     
    品川支店 10月1日
    新宿支店 10月2日
    横浜支店 10月3日

    上記のような内容をスペースキーを利用して記載すると、受信がわにてずれる現象が発生することがあります。
    ずれないようにするためには、「表」を利用します。
     
    品川支店 10月1日
    新宿支店 10月2日
    横浜支店 10月3日

    この中に、それぞれの内容を記載して、表の枠線を「表示しない」に設定します。
    この時、表の中で左揃え、中央揃えなどの設定をしておくことでさらに表示がずれにくくなります。
    これはHTMLの解釈をする場合に、表の中で左に寄せて表示するなどのように位置関係の解釈を単純化させることで、
    アプリケーション間での解釈差異をほとんどなくすことができるためになります。

    今回はメールの内容にて記載をしたのですが、Webサイトを作成するときも全く一緒になります。
    IE、クローム、フォックスなどブラウザも種類が多くそのHTML解釈の方法も違います。
    上記のような方法を採用することで、どのようなブラウザでも同様に表示させることができるようになりますので、ぜひ利用してみてください♪

    受信トレイがいっぱいになってしまう方へ

    • 2015.04.03 Friday
    • 10:02
    JUGEMテーマ:パソコン
    同じアドレスを長年使っていると、メールマガジンや楽天の宣伝などで受信トレイに多数のメールが入ってしまい、
    重要なメールが届いていた場合に見逃してしまう事件がよく発生します。

    お友達なら誤れば済む話なのですが、仕事で重要なメールを見逃していたとなると・・大変なことになります。

    このような事態を防ぐためには、いくつかの対策が必要となります。

    1 メールの配信を止める。
    2 重要なメールを特定のフォルダーに自動的に移動するように配信ルールを設定する。
    3 迷惑メール設定をする。

    1について

    楽天などのメールには、メールの最後に「配信を止める場合はこちらをクリック」のようなことが必ず書いてあります。
    少し面倒ですが、まずは根本を絶たないと効果が出にくいので不要なメール配信はなるべく止めます。

    2について

    友人が会社関係の方からメールが届いた際に、受信トレイではなく作成した新しいフォルダーに配信するように設定します。
    フォルダーを何個も作ればそれぞれの差出人ごとに設定することも可能なので、新しいメールが届いた際に見逃す危険性が
    大幅に減らすことが出来ます。

    フォルダーの作り方はこちらへ

    配信ルールの作成方法はこちらへ

    基本的にLiveメールでも同じやり方で設定可能です。Liveメールでは「フォルダー」タブの「配信ルール」から設定します。

    3について

    迷惑メールの設定ですが、まず基本的な部分はWindowsのUpdateで配信される迷惑メールフィルターがあります。
    こちらのロジックは公開されていませんが、結構な割合で迷惑メールとして処理してもらえます。
    次に、自分のメールソフトにブラックリストを追加することで、強制的に迷惑メールとして処理することが出来るようになります。

    届いたメールアイテムの上で右クリックして、「迷惑メール」を選択します。

    この差出人を迷惑メールとして処理するとこのドメインを迷惑メールとして処理するのように選択が可能だと思います。
    この時、差出人だけに設定すると、ほんの少しだけアドレスを変更して送信された場合に、防ぐことが出来ません。
    明らかな迷惑メールであれば、ドメインごと迷惑メールへの処理を選択してくださいね!

    こんな感じで対処すると、届くメールの数も減り間違いが圧倒的に減ります。

    届くメールの数が多すぎる人はぜひ対処してみてくださいね♪
     

    Outlook でパスワードを毎回要求する設定

    • 2015.03.23 Monday
    • 09:39
    JUGEMテーマ:パソコン
    毎回パスワードを入力することは非常に面倒でありますが、セキュリティー的な側面では非常に大事なことです。

    パスワード自体はパスワード管理ソフト等を利用することですべてのパスワードを複雑にして、かつ別々にすることが可能ですが、
    パスワードをWindowsに記憶させてしまうと、パソコンを乗っ取られたときに簡単に各システムに侵入できますので危険な状態です。

    Outlook では、パスワードをWindows資格情報に記憶させない設定が可能です。
    レジストリで配布可能なため、管理者にとっても扱いやすい設定となっております。

      - レジストリ情報
       キー : HKCU¥software¥policies¥microsoft¥office¥xx.0¥outlook¥security
       名前 : EnableRememberPwd
       種類 : REG_DWORD
       データ : 0x00000000 (10 進数 : 0)

    私の記憶では、データを1にすることではパスワード入力を省略できなかったと思います。
    この設定は常にパスワードを要求するために使用してください。

    最近のハッキングの主な手段はどこからか漏れたITとパスワードを総当たりでよくつかわれるシステムに入力し、
    成りすましを行っています。

    これはITとパスワードを様々なサイトで同じものにしているため発生いたします。
    この点も気を付けていただければと思います。
     

    PR

    calendar

    S M T W T F S
          1
    2345678
    9101112131415
    16171819202122
    23242526272829
    30      
    << September 2018 >>

    selected entries

    categories

    archives

    recent comment

    recommend

    links

    profile

    search this site.

    others

    mobile

    qrcode

    powered

    無料ブログ作成サービス JUGEM