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    範囲を指定した並び替えの方法

    • 2015.06.24 Wednesday
    • 10:44
    JUGEMテーマ:パソコン
    エクセルでは表がデータベースとして認識できる形になっている場合、機能によって並び替えをすることが可能です。
    しかし、データベースにはなっていたとしても最後に合計の行を追加している場合など、そのまま範囲を指定しないで並び替えを実行すると合計行まで一緒に移動してしまうことになります。

    通常、合計はSUM関数を使用しているため順番が変わることにより計算結果がおかしくなるため非常に困った事態になります。

    そんな時は通常の並び替えの方法ではなく範囲を指定してから並び替えを実行することで回避することが可能です。



    こんな表の並び替えをやりたいときは、最初に並び替えを実行したい範囲だけを選択してから並び替えを実行します。


    この後、「データ」タブ - 「並び替え」を選択して指定した順番に並び替える設定をします。



    これで指定した部分だけを並び替えることが可能になります。
    分かってしまえば簡単なのですが、この問題でつまづくひとが非常に多いのでぜひ覚えてしまってくださいね♪

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    データベースの重複を削除する方法

    • 2015.06.23 Tuesday
    • 09:57
    JUGEMテーマ:パソコン
    商売上、たくさんのメールをするためリストは多数作成します。
    例えば、企業を対象としたITサポートであればホームページに宣伝するほかには直接会社のメールアドレス宛てにメールを送っているのですが、その際に様々なところからデータを収集しているため、重複が多数発生します。

    ほとんどのリストがエクセルで使用できるCVSとして出力が可能なため、重複を削除するのにはエクセルにある重複の削除機能を使うのが一番簡単です。

    使い方は簡単です♪ちなみにFOMのテキストでは出てこない項目になります。

    「データ」タブをクリックして「重複の削除」をクリックします。



    するとどの部分の重複を削除するか確認する画面が表示されます。



    詳細な設定をしたい場合は、ここで設定をします。

    最後にOKを押すことで検索が実行されて、重複データについては削除されます。

    ちなみに、キュリオステーション船橋習志野店のWord応用コースで行っている「差し込み印刷」の機能を使うとエクセルのリストからメールを大量に送信することができます。
    お客様毎に宛名などを変更することが可能ですのでぜひ利用してみてください。
    ちなみに個人あてに迷惑メールを送信すると捕まるのでお気を付けを・・対企業のみが認められております。

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    Excelで表をテーブルに変更する方法

    • 2015.06.10 Wednesday
    • 06:55
    JUGEMテーマ:パソコン
    表をテーブルに変換すると、並び替えやフィルターなどデータベース管理が簡単に行うことが可能になります。
    自動的に罫線や塗りつぶしなどの色も設定されるため、表全体の見栄えを瞬時に整えることもできます。

    もはや社会人には必須のエクセルスキルですが、出世するためには表計算だけでなくデータベースから様々な分析を行う必要があります。
    データベースからの分析にはテーブルを作成したり、ピボットを使用したりすることが多くなりますが、今回はまずテーブルの作成方法と分析後に元に戻す方法をご紹介します。

    以下のような表を作成し、これを今からテーブルに変換します。



    変換の方法は簡単です。
    まずは、表の中のどこでもよいのでクリックして選択します。(A3等で大丈夫です)
    その後、「挿入」 - 「テーブル」をクリックします。

    すると次の画面が表示されます。



    まずは、テーブルの範囲を指定しますが、基本的にはデータベースとしてしっかりとした表を作成している場合は自動的に表全体が選択されます。
    次に気を付けるべきは、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」には必ずチェックを入れてください!

    これだけで表が自動的にテーブルに設定されます。

    テーブルに変換した後、集計を取りたい場合もあると思います。
    そんな時は、テーブル内のどこかを選択しているときだけ表示される「テーブルツール」内の「集計行」にチェックを入れます。



    すると最後の行に集計行がプラスされます。
    その最後の行をクリックすると、「合計」や「平均」など様々な計算をすることができるようになっているため、まずはさわってみて動作を確認してみてください。

    最後に、テーブルで設定した書式はそのままにテーブルをもとに戻す設定の方法です。



    テーブル内のどこかを選択しているときだけ表示される「テーブルツール」内のツールグループにある「範囲に変換」をクリックします。
    これで、テーブルが解除されただの表に戻ります。
    しかし、書式などの設定であるスタイルはそのまま残りますので、もし書式もすべて解除したい場合は事前にスタイルにある「クリア」をしてから解除するようにしてください。

    キュリオステーション船橋習志野店では毎朝、6:00〜 より朝活コースにて短期集中エクセル講座を行っております。
    苦手なパソコンでも少し勉強すればあっという間に得意になれますよ♪
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    エクセルで作成した表の行と列を入れ替える方法

    • 2015.06.09 Tuesday
    • 13:35
    JUGEMテーマ:パソコン
    エクセルではデータベースと認識させるため、基本的には一番上の行に「見出し」を作成して、その下には1行の中にその関連する情報をすべて入れる必要があります。
    このような表にした場合は、データベースとして認識されるのですが、このまま印刷を出すと内容が伝わりにくいことがあります。

    そんな時は、貼り付けのオプションである「行と列の入れ替え」を使用します。

    今回使用する表はこんな感じの表になります。



    このまま印刷で出すと間延びしていて分かりにくいですね。
    そんな時はまずこの表をコピーしてクリップボードに記憶させます。

    その後、貼り付けの際のオプションに「表と列を入れ替える」を選択して貼り付けを行います。
    すると以下のような表が新たに作成されて貼り付けられます。



    上の表に比べると人間には非常に判断しやすい表に変わりました♪
    この後、印刷をするのであれば、下の表だけを範囲選択し、その部分だけ印刷をかければOKです!

    エクセルはちょっと勉強するだけで、どんどん「手抜き」ができるアプリケーションです。
    ちょっと詳しい人と非常に詳しい人とで、一つの書類の作成時間が倍以上違うなんてことはよくあります。

    そんなエクセルですので是非基礎から順番にお勉強してみませんか♪
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    エクセルで行や列を非表示にする方法

    • 2015.06.04 Thursday
    • 07:54
    JUGEMテーマ:パソコン
    エクセルでは行や列を非表示にすることができます。
    そんなことをせずにデータを削除してしまっては?と思う方もいると思いますがそのデータを計算で利用している場合、
    削除してしまうと計算ができないことになってしまいます。
    非表示は、単に見えなくなっているだけなので計算には影響がなく、再び表示の設定をすることでいつでも元に戻すことが可能です。

    使い方は簡単です。

    非表示

    まずは消したい行や列番号の上でマウスをドラッグして選択をします。
    選択されている状態で「右クリック」 「非表示」を選択します。



    これで選択した列や行は画面には表示されないようになりますが、実際のデータは残っているので計算等には全く影響はありません。また、印刷時にも表示されなくなります。

    非表示に設定した行や列が存在する場合、見えない列や行の部分の境目が2重線になり、行番号や列番号が順番には並んでいないように見えます。



    再び表示させたい場合は、非表示に設定されている行や列を含むようにマウスをドラッグして選択し、右クリックして「再表示」を選択することで元に戻すことができます。
    この場合ですと、5行目と18行目を同時に選択して右クリック「再表示」で元に戻ります!

    MOSの試験などでよく出てきますので是非覚えておいてくださいね!

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