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    Outlookでの代理権限について

    • 2016.07.07 Thursday
    • 13:49

    JUGEMテーマ:パソコン

     

    Outlookに限らず、Notesなどの高性能メーラーには代理権限という設定があります。 

    代理権限とは一般的な使用方法としては、秘書の方が上司の人のメールを参照したり、本人の代わりにメールに返信したり、予定表のチェックや更新を行う際に使用する設定になります。 

     

    Outlookの機能を使いこなすことは非常に大事です。 

    ビジネスと密接に結びついているOutlookは、世界中のMSのプレミア顧客の意見によって進化してきました。 

    日本のビジネスの生産性は先進国の中で一番最低という調査結果がありますが、世界で稼ぎまくっているマイクロソフトの顧客と同じように仕事をすれば効率アップは間違いありません!! 

     

    さて、Outlookでの代理人設定ですが、やり方が2種類あります。 

     

    代理してもらう人間のOutlookから代理人設定を送信して、代理する人間のOutlookにてメールボックスの共有を行う方法です。 

    同じことはExchangeサーバー側からもできますが、実は代理人設定はかなり多数のプロパティを変更する必要があり、一つでも欠けている場合は不具合が起こる可能性があります。 

    Outlookから行えば、このような設定のミスが避けることができるので、可能な限りOutlookから設定を行うべきです。 

     

    また、もう一つの設定方法としてはフルコントロール権をユーザーに付与するやり方です。 

     

    これは通常Exchangeサーバーにて設定をします。 

     

    フルコントロールが付与されると、自動的にOutlookの左側ペインに対象のユーザーのメールボックスが表示されるようになります。 

    最初の方法は、メールボックスの共有を行わないといけませんので、フルコントロールのほうが簡単ですね! 

     

    しかしいくつか問題もあります。 

    フルコントロールで自動的にマッピングされた対象のメールボックスは、自身のメールボックスと同様の扱いになります。 

    たとえば、受信メールに対して仕分けルールを設定している場合に、共有したメールボックスは自分のメールボックスではありませんので、仕分けルールが適用されません。 

    また、自動的に古いメールを削除する設定もOutlookではありますが、これも共有したメールボックスの場合には適応外になります。 

     

    一方で、フルコントロールで自動的にマッピングされたメールボックスは自分のメールボックスとして扱いますので、仕分けルール等も全く同じ条件で適用される動作になります。 

     

    どちらが良いのか・・というと、通常の使い方であればメールボックスを共有するのが一番安全です。 

    その設定はOutlookから行うことが安全ですので、管理者がExchangeにて行うのは避けたほうがよいでしょう。 

     

    すでにほとんどいないと思いますが、ExchangeServer2007 を使用している場合、予定表の参照に関して Free Busy というプロパティが付与されないというバグがありました。 

    Fixも公表されていますが、ExchangeServer2007を使用している場合は、MSのサイトを見てから作業をしてくださいね! 

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