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    Outlook 2003 から移行した環境で文字化けが発生する場合の回避方法

    • 2015.01.25 Sunday
    • 17:39
    Outlook ではデータの保存先として Outlook データファイル (以下 PST ファイル) を使用することができます。

    Outlook 2003 では、Outlook 98/2002 等でも使用できる Ansi 形式の PST ファイルとその後の Outlook で使用できる Unicode 形式の PST ファイルがあります。

    近頃、Windows XP のサポート終了に伴い、新しく Outlook 2010/2013 などに環境に移行されているため、Unicode 形式の PST ファイルを移行してそのまま使用しているケースがあります。

    この Ansi 形式の PST ファイルですがいろいろと問題を引き起こす可能性があります。

    主な現象としては Ansi 形式では日本語を正しく表示することができず、文字化けが発生することがあります。
    この問題は PST ファイルだけに限った話ではないのですが、日本語環境で使用するときに Ansi 形式を使用すると動揺の減少が発生することがあります。

    残念ながら回避策としては、Unicode 形式の PST ファイルを作成し、アイテムを移動する以外にはありません。
    また、既に Ansi 形式の PST ファイルに格納しているアイテムは Unicode 形式の PST ファイルに移動しただけでは文字化けは解消されないため以下の手順でエンコードしなおす必要があります。

    - 手順
    1. 文字化けしたメッセージを開きます。
    2. [その他のアクション]-[エンコード]-[西ヨーロッパ言語 (Windows)] をクリックします。
    3. [その他のアクション]-[エンコード]-[Unicode (UTF-8)] をクリックします。
    4. メッセージを上書き保存します。

    数も多いので非常に面倒だと思いますが、マイクロソフトとしてはコンバートするツールの提供はありません。
    3rd パーティー製のツールではあるようなので、数が多いようであればツールを使用するかマクロなどを作成して対応するしかありません。

    文字化けは様々な原因によって発生しますが、環境の以降直後であれば Ansi PST ファイルが原因のことが多いので確認してみてください!

    Outlook でテキスト形式を強制する方法

    • 2015.01.24 Saturday
    • 21:13
    HTML 形式は文字のサイズを変更したり、図を挿入したり様々なことができますが、文字化けが発生する可能性やセキュリティー的なトラブルを回避するため、ビジネスにおいてはできる限りテキスト形式が推奨されております。

    Outlook ではすべてのメールで HTML 形式を強制することはできませんが、受信したアイテムをテキストで表示するなど、
    すべての場面でテキスト形式を強制することは可能です。

    以下のレジストリを設定することで、新規メールはテキストが強制され、届いた HTML 形式のメールを自動的にテキスト形式に変換し、かつ設定を変更することは不可能になります。

    Policies 配下の設定のため設定には管理者権限が必要であり、ユーザー権限のユーザーでは変更や削除もできません!

    テキスト形式を強制している組織はいくらでもありますがそれほど不便も感じないのではと思います。
    ぜひ、参考にしてみてください♪


    新規メールの既定の形式をテキストにする方法

    以下のレジストリを設定することで、新規で作成するメールはすべてテキスト形式が強制されます。

    - 設定
       パス : HKEY_CURRENT_USER¥software¥policies¥microsoft¥office¥14.0¥outlook¥options¥mail
       名前 : EditorPreference
       種類 : DWORD 値 (REG_DWORD)
       値   : 10000 (16進)

    受信メールをテキスト形式で「表示」させる方法

    以下のレジストリを設定することで、HTML 形式で届いたメールをテキスト形式で表示します。
    また、テキスト形式で表示されているメールを返信した場合は、すべてテキスト形式で返信されます。

    - 設定
       パス : HKEY_CURRENT_USER¥software¥policies¥microsoft¥office¥14.0¥outlook¥options¥mail
       名前 : ReadAsPlain
       種類 : DWORD 値 (REG_DWORD)
       値   : 1

    HTML、RTF をグレーアウトさせる方法

    上記の設定だけでは、ユーザー操作によって HTML 形式のメールを作成できることから、HTML 形式と リッチ テキスト形式のアイコンをグレーアウトし変更を禁止します。
    これらのレジストリは 4 つあります。

    - 設定 ※ 書式設定の HTML を無効化します。
       パス : HKEY_CURRENT_USER¥software¥policies¥microsoft¥office¥14.0¥outlook¥DisabledCmdBarItemsList
       名前 : TCID1
       種類 : REG_SZ (文字列値)
       値   : 5564

    - 設定 ※ 書式設定のリッチ テキストを無効化します。
       パス : HKEY_CURRENT_USER¥software¥policies¥microsoft¥office¥14.0¥outlook¥DisabledCmdBarItemsList
       名前 : TCID2
       種類 : REG_SZ (文字列値)
       値   : 5565

    - 設定 ※ インフォメーション バー内のポップアップ メニューの「HTML として表示」を無効化します。
       パス : HKEY_CURRENT_USER¥Software¥Policies¥Microsoft¥Office¥14.0¥Outlook¥DisabledCmdBarItemsList
       名前 : TCID3
       種類 : REG_SZ (文字列値)
       値   : 9087

    - 設定 ※ インフォメーション バー内のポップアップ メニューの「リッチ テキストとして表示」を無効化します。
       パス : HKEY_CURRENT_USER¥Software¥Policies¥Microsoft¥Office¥14.0¥Outlook¥DisabledCmdBarItemsList
       名前 : TCID4
       種類 : REG_SZ (文字列値)
       値   : 9088

    手動でやったのでは日が暮れてしまうので、GPO などを使用して自動的に配布してみてくださいね!

    Exchange 環境におけるフリガナ インデックスについて

    • 2015.01.23 Friday
    • 20:43
    Outlook を起動し、[アドレス帳] をクリックすると自身で作成した連絡先や、グローバルカタログのデータを参照することができます。

    この時、AD や Exchange Server にてフリガナを設定している場合、Outlook から参照するグローバルアドレスリストには
    [フリガナ] 列が追加された状態で参照されます。

    通常、アドレス帳にて [名前のみ] で検索をした場合には [表示名] で検索され最も近い文字コードにジャンプする動作となります。
    しかし、フリガナが設定されている場合は [フリガナ] 列で検索される動作となります。

    全てのユーザーに正しくフリガナが設定されている場合は、ユーザー操作の慣れの問題以外は特に影響はないのですが、
    フリガナが設定されているユーザーとされていないユーザーが混在している場合には、フリガナが設定されていないユーザーが代わりに表示名を使用するという動作になるため、検索が正しく動作しているように見えないことがあります。

    そもそも、フリガナは英語圏の人には不要な列であり漢字圏のユーザーよりリクエストがあり作られた機能なのですが、
    こういった細かい動作が分かりにくかったりします。

    そのため、名前のみの検索においてフリガナで検索するのを防ぐためには以下のレジストリを設定します。

    パス : HKEY_CURRENT_USER¥Software¥Policies¥Microsoft¥Exchange¥Exchange Provider
    名前 : DisableGALPhonetic
    種類 : REG_DWORD
    値 : 1
    ※ Policy 配下でも動作します。

    このレジストリを設定すると、グローバルアドレスリストにフリガナ列が表示されなくなり、検索は [表示名] で行われるようになります。

    Exchange Server で作成されるリストにて、フリガナ列を削除する方法もあるのですが非常に複雑でありお勧めの方法ではありません。

    なお、フリガナで検索される動作については、Exchange Server 2013 で変更が発生しています。
    Outlook をオンライン モードで使用している場合のみ、フリガナが設定されてても [表示名] で検索されます。
    今後、キャッシュ モードでも変更されるかもしれませんので要注意です!

    以上、フリガナインデックスの無効化のお話でした。

    Outlook の動作が重いときの対処方法

    • 2015.01.20 Tuesday
    • 20:41
    Outlook のバージョンに関係なく、長期間使用していると動作が重くなることがあります。
    いくつかの原因があるのですが、簡単な対処方法についてご案内します。

    まず、Exchange Server と接続をしている、Exchange 接続の場合では基本的にキャッシュ モードでの使用を推奨されています。
    Office 365 では特に外部にある Exchange Online に接続しているためネットワークの状況によってはオンライン モードではサーバーの応答待ちに時間がかかってしまい、動作が重くなっているように感じます。

    そのため、仮想環境などの理由がありオンライン モードにしているわけではなければ、以下の手順でキャッシュ モードに変更してみてください。

    1. Outlook 2010/2013 を起動します。
    2. [ファイル] - [アカウントの設定] - [アカウントの設定] をクリックします。
    3. 該当の Outlook プロファイルを選択して、[変更] をクリックします。
    4. [Exchange キャッシュ モードを使う] にチェックを入れて、[次へ] - [完了] をクリックします。
    5. Outlook を再起動します。

    なお、添付ファイルなどの場合は、アイテムを受信した時点ではダウンロードされておらず移動や開く動作をしたときに、ダウンロードが開始されます。
    そのため、オンライン モードではネットワークの状態によっては、ファイルを開くのに時間がかかることがあるので気を付けてください。

    キャッシュ モードでは、ローカルに作成される OST ファイル内にデータがキャッシュされております。
    この動作はバックグランドで、Outlook が重要な動作を行っていない際に自動的に実行される動作となりますが、事前にキャッシュされていることで、オンライン モードのような遅延は発生しにくくなっています。

    次に、OST/PST ファイルの肥大化があります。

    現時点では、PST ファイルは 50 ギガバイトまで使用することが可能です。
    レジストリを変更することでさらに大きくすることも可能ですが、現実的には 10 ギガバイト程度まで小さくすべきです。
    これは、Outlook は様々な動作で検索を実行しています。
    この場合に、大きいファイルと小さいファイルでどちらが早く検索が終了するかはすぐに分かる事です。

    一つの OST/PST ファイルはあまり大きくせずに、小分けにしていくようにしてください!
    ファイルの破損が起きてもだめーが小さく済みますね。

    最後に、一つのフォルダー内に入っているアイテムの数についてです。
    決まった数はないのですが、あまりにも多くのアイテム (例えば 1万アイテム) 等が入っていると、フォルダーを表示させた際に時間がかかることがあります。

    適正な数としては 2000 程度ではないでしょうか。
    これ以上のアイテムが一つのフォルダーに入っている場合は、新しくフォルダーを作成してアイテムを移動させるようにしましょう。

    古いアイテムの整理機能や、仕分けルールの作成によって自動的に移動させることが可能です。


    特殊な理由によって Outlook の動作が重くなっていることはありますが、基本的には上記を見直していただくことでかなり改善されることが多いです。
    以上、快適な Outlook の使用方法でした♪

    受信したアイテムの件名の色を自動的に変更する方法

    • 2015.01.15 Thursday
    • 19:53
    毎日大量のメールを受信していると必ず起こることとして、大事なメールを見逃してしまうことがあります。
    CC などに自分の宛先がはいる立場の方であれば、一日に1000通くらいを受信することもあります。

    そういった状況で、全部のメールに目を通すことはできないため、ついうっかりで大事なメールを見逃してしまうことがあります。

    この対処にはいくつかの機能を利用することが考えられます。

    まず一番有効なのは、[仕分けルール] をフル活用して To に自分が入っているメールと CC の場合とでフォルダーを分けることが有効です。

    仕分けルールの設定方法についてはこちら!

    そして、次に有効な手段は条件付き書式の設定で件名に色を付けることです。
    Outlook にはもともといくつかの条件付き書式が設定されており、未読のメッセージの件名が強調表示 (ボーパル表示) されるのは条件付き書式の設定によるものです。

    今回は、宛先に自分が設定されている場合に件名が赤く表示される条件付き書式の設定方法についてご案内します。

    1. Outlook 2013 を起動します。
    2. [表示] タブ - [ビューの設定] - [条件付き書式] をクリックします。
    3. [追加] をクリックします。
    4. まずは書式の名前を設定します。[名前] 欄に今回は [To : に自分] 等何かを入力ください。
    5. [フォント] をクリックして赤や太字などを設定して [OK] をクリックします。
    6. [条件] - [宛先] をクリックして自分のアドレスを選択します。
    7. 最後に [OK] をクリックします。

    これで、宛先に自分の名前がある場合は設定した書式で表示される動作となります。
    少々複雑になりますが、未読で宛先に自分のアドレスがあった時は赤で表示するなど設定することも可能であり、
    MAPI プロパティーを見て [差出人の指定] が設定されているメールを受信したら青で表示するなど、かなり詳細にルールを作成することも可能です。

    メールを見逃していたためにご商売のチャンスを逃した・・なんてこともよくありますので条件付き書式の設定で回避できるようにしてみてください!

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